Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Unterstützung bei der Überwachung von Projekten. (PMU, Projektunterstützung, Projektmanagementunterstützung.)

Kurzbeschreibung:

Der Aufwand für die persönliche Kommunikation wird in den meisten Projekten noch immer unterschätzt. Der Projektleiter muss sich bei Schlüsselpersonen zeigen, er muss bei Sitzungen von Fachbereichen, Auftraggebern und Auftragnehmern präsent sein, muss mitbekommen, welche Fragen, Anliegen, Lösungsideen und Vorschläge in Arbeitsgruppen entstehen, muss informell vernetzt sein, um Gerüchte, kritische Entwicklungen oder sich ankündigenden Veränderungen frühzeitig zu erkennen und anderes mehr. Auch die Auftragnehmer, Mitarbeitende, Experten, Führungskräfte, Finanziers, Controller, Sponsoren und betroffene und beteiligte Bereiche möchten "aus erster Hand" informiert werden.

Vieles kann durch Informationen geschehen. Bei der persönlichen Kommunikation und insbesondere beim Erfahrungsaustausch ist die wichtigste Ressource die Zeit.

Nur bei kleinen Projekten wird die Kommunikation und der Erfahrungsaustausch alleine durch den Projektleiter erfolgen können. Wenn die Aufgaben für Kommunikation, Information und Erfahrungsaustausch nicht mit den Linienfunktionen geteilt oder zumindest teilweise delegiert werden können, kann hierfür ständig oder für bestimmte Zeiten zusätzliches Personal erforderlich sein. Die entsprechenden Personen werden in der Regel Mitglied des Kernteams und sollten zu einer besonderen Vertrauensbeziehung untereinander und zum Projektleiter bereit und in der Lage sein.

Die Teilnehmenden erarbeiten die notwendigen Aufträge an die PMU für die Kommunikation, Information und den Erfahrungsaustausch.

Praxisfälle der Teilnehmer können konkret bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

(auszugsweise):

Ermittlung der Personen, mit denen einmalig, zyklisch oder zu bestimmten Anlässen persönlich zu kommunizieren ist
Ermittlung der Zeitpunkte, Orte und voraussichtlichen Inhalte der Kommunikation
Ermittlung der Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements an den Erfahrungsaustausch
Ermittlung der Methoden, Verfahren, Abläufe, Regeln und Spielregeln für die Kommunikation, Information und den Erfahrungsaustausch
Ermittlung der speziellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements
Ermittlung der speziellen Anforderungen der Projektbeteiligten
Festlegungen der speziellen Regelungen für das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung und Beschaffung der speziellen Ausstattungen des Projekts und des Projektmanagements und der Projektbeteiligten für das Daten- und Informationsmanagement
Ermittlung der notwendigen Einweisungen der direkt und indirekt Beteiligten und Betroffenen

Ermittlung des Kapazitätsbedarfes für Kommunikation, Information und Erfahrungsaustausch
Strukturierung und personelle Zuordnungen
Ermittlung der Aufgaben, die delegierbar sind
Bestimmung der Aufgaben, die auf keinen Fall delegiert werden (dürfen)

Ermittlung und Festlegung der Einsatzzeiten, Orte, Beteiligte, Reichweiten, Begrenzungen, Regeln und Spielregeln, Inhalte, Formen
Ermittlung und Festlegung der Sicherheitsanforderungen

Ermittlung der Personen, die in der Lage sind, die Dienstleistungen vorzubereiten, zu planen, durchzuführen und / oder nachzubereiten

Ermittlung und Beauftragung der entsprechenden Arbeitspakete / Aufgaben

Ermittlung der erforderlichen personellen Kapazitäten für die PMU
Ermittlung der Anforderungen an das Personal für die PMU
Ermittlung der Möglichkeiten des Einsatzes von projekterfahrenem Personal
Ermittlung der erforderlichen Ausstattungen für die Arbeitsfähigkeit (Arbeitsorte, Ausstattungen)
Ermittlung der erforderlichen Methoden, Verfahren
Ermittlung und Festlegungen der erforderlichen Zugriffsrechte
Ermittlung und Festlegungen der Art und Weise der Verwaltung der Zugriffsrechte

Ermittlung der notwendigen Einweisungen
Ermittlung der notwendigen Einarbeitungszeiten
Ermittlung der notwendigen Rüstzeiten, bis die PMU tatsächlich das Projektmanagement unterstützen kann
Ermittlung der notwendigen Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit
Ermittlung und Festlegung der Signale, die auf jeden Fall eine Rücksprache mit der Projektleitung erfordern
Ermittlung und Festlegung der Arbeitsbereiche für eigenständiges Planen, Entscheiden und Handeln der PMU
Ermittlung und Festlegung der Regeltermine ("Montagsrunden")
Ermittlung und Festlegung der Sprachregelungen und Umgangsformen mit Dritten

Ermittlung und Festlegung der zweckmäßigen organisatorischen Anbindung bzw. Einbindung in das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen bezüglich der Führung, Personalbetreuung und Personalentwicklung
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen für die Abberufung, Rückgliederung und gleichzeitigen anderweitigen Arbeitseinsätzen des Personals der PMU

Festlegung der Leitungsfunktion für die PMU

Konsequenzen für die Projektorganisation
Konsequenzen für die Projektleitung
Konsequenzen für die Projektsteuerung