Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Unterstützung bei der Überwachung der Kommunikation in Projekten. (PMU, Projektunterstützung, Projektmanagementunterstützung.)

Kurzbeschreibung:

Spätestens wenn alles insoweit geplant und vereinbart ist, dass eigentlich alles in Ordnung sein müsse, beginnt die Aufgabe des Projektmanagements, sich immer wieder darüber zu verlässigen, ob auch geschieht, was geschehen soll. Dies kann einerseits durch mehr oder weniger standardisierte Statusberichte, eigene Analysen und Auswertungen von Beobachtungen, oft aber nur durch persönliche Präsenz am Ort des Geschehens erfolgen. Erst dort zeigen sich dann oft jene Dinge, die im weiteren Projektverlauf zu Schwierigkeiten führen können, weil sie entweder bis dato nicht erkannt, nicht erkannt werden konnten, keine Rolle spielten oder anders bewertet wurden. Der Nachbetreuungsaufwand von Kontrollen und Überwachungen kann zusätzlich erheblich sein.

Je gegliederter das Projekt, desto höher die Anforderungen und der Aufwand für die Kontrollaufgaben des Projektmanagements. Nicht selten sind besondere Regelungen erforderlich, um Kontrollen und Überwachungen tatsächlich auch durchführen zu können.

Nur bei kleinen Projekten und bei besten Beziehungen zu den Kontrollierenden werden die Überwachungsaufgaben alleine durch den Projektleiter erfolgen können. In anderen Fällen können die Aufgaben mit den Linienfunktionen / Vorgesetzten vereinbart oder an diese delegiert werden. Reicht dies nicht aus, wird zusätzliches Personal benötigt. Die entsprechenden Personen werden in der Regel Mitglied des Kernteams und sollten zu einer besonderen Vertrauensbeziehung untereinander und zum Projektleiter bereit und in der Lage sein.

Die Teilnehmenden erarbeiten die notwendigen Aufträge an die PMU für Überwachungsaufgaben des Projektmanagements und die notwendigen Kontrollen.

Praxisfälle der Teilnehmer können konkret bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

(auszugsweise):

Ermittlung der Schlüsselaufgaben, Schlüsselfunktionen und Schlüsselorte für Ereignisse, die für das Projekt und das Projektmanagement besonders erfolgsentscheidend sind
Ermittlung der Zeitpunkte und Orte für Kontrollen
Ermittlung der Art und Weise, wie die Kontrollen zugelassen werden
Ermittlung der Art und Weise, wie die Kontrollen ausgeführt werden
Ermittlung der an den Kontroll- und Überwachungsaufgaben zu beteiligenden Personen (Vorgesetzte, Experten)

Ermittlung der Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements bezüglich den Überwachungsaufgaben
Ermittlung der Methoden, Verfahren, Abläufe, Regeln und Spielregeln für die Kontrollen und Überwachungsaufgaben
Ermittlung der speziellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements
Ermittlung der speziellen Anforderungen der Projektbeteiligten
Festlegungen der speziellen Regelungen für das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung und Beschaffung der speziellen Ausstattungen des Projekts und des Projektmanagements und der Projektbeteiligten für die Kontrollen und Überwachungsaufgaben
Ermittlung der notwendigen Einweisungen der direkt und indirekt Beteiligten und Betroffenen

Ermittlung des Kapazitätsbedarfes für die Kontrollen und Überwachungsaufgaben
Strukturierung und personelle Zuordnungen
Ermittlung der Aufgaben, die delegierbar sind
Bestimmung der Aufgaben, die auf keinen Fall delegiert werden (dürfen)

Ermittlung und Festlegung der Einsatzzeiten, Orte, Beteiligte, Reichweiten, Begrenzungen, Regeln und Spielregeln, Inhalte, Formen
Ermittlung und Festlegung der Sicherheitsanforderungen

Ermittlung der Personen, die in der Lage sind, die Aufgaben vorzubereiten, zu planen, durchzuführen und / oder nachzubereiten

Ermittlung und Beauftragung der entsprechenden Arbeitspakete / Aufgaben

Ermittlung der erforderlichen personellen Kapazitäten für die PMU
Ermittlung der Anforderungen an das Personal für die PMU
Ermittlung der Möglichkeiten des Einsatzes von projekterfahrenem Personal
Ermittlung der erforderlichen Ausstattungen für die Arbeitsfähigkeit (Arbeitsorte, Ausstattungen)
Ermittlung der erforderlichen Methoden, Verfahren
Ermittlung und Festlegungen der erforderlichen Zugriffsrechte
Ermittlung und Festlegungen der Art und Weise der Verwaltung der Zugriffsrechte

Ermittlung der notwendigen Einweisungen
Ermittlung der notwendigen Einarbeitungszeiten
Ermittlung der notwendigen Rüstzeiten, bis die PMU tatsächlich das Projektmanagement unterstützen kann
Ermittlung der notwendigen Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit
Ermittlung und Festlegung der Signale, die auf jeden Fall eine Rücksprache mit der Projektleitung erfordern
Ermittlung und Festlegung der Arbeitsbereiche für eigenständiges Planen, Entscheiden und Handeln der PMU
Ermittlung und Festlegung der Regeltermine ("Montagsrunden")
Ermittlung und Festlegung der Sprachregelungen und Umgangsformen mit Dritten

Ermittlung und Festlegung der zweckmäßigen organisatorischen Anbindung bzw. Einbindung in das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen bezüglich der Führung, Personalbetreuung und Personalentwicklung
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen für die Abberufung, Rückgliederung und gleichzeitigen anderweitigen Arbeitseinsätzen des Personals der PMU

Festlegung der Leitungsfunktion für die PMU

Konsequenzen für die Projektorganisation
Konsequenzen für die Projektleitung
Konsequenzen für die Projektsteuerung