Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Unterstützung beim Veranstaltungsmanagement. (PMU, Projektunterstützung, Projektmanagementunterstützung.)

Kurzbeschreibung:

Zu den Regelaufgaben des Projektmanagements gehören die Planungen, Vorbereitungen, Organisationen, Durchführungen, Nachbereitungen und Abrechnungen von Veranstaltungen aller Art wie Meilensteinsitzungen, öffentliche Präsentationen, Arbeitssitzungen, Gästebewirtungen, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen...

Zu jeder Veranstaltung müssen die Teilnehmer bestimmt, einladen, informiert, gesteuert und betreut werden. Es sind Präsentationen und Dokumentationen zu erstellen, zu kopieren, zu verteilen, zu korrigieren. Daneben sind die technischen und räumlichen Anforderungen zu erfüllen, die Unterbringung und Verpflegung, die Reisen und der Gästeservice zu organisieren. Diese Aufgaben können erhebliche Kapazitäten binden.

Nur bei sehr kleinen Projekten und bei wenigen Veranstaltungen wird das Veranstaltungsmanagement alleine durch den Projektleiter erfolgen können. In anderen Fällen können die Aufgaben mit den Projektbeteiligten geteilt, mit den Linienfunktionen / Vorgesetzten vereinbart oder an diese delegiert werden. Reicht dies nicht aus, wird zusätzliches Personal - Experten des Marketings - benötigt. Die entsprechenden Personen brauchen in der Regel nicht Mitglied des Kernteams zu werden.

Die Teilnehmenden erarbeiten die notwendigen Aufträge an die PMU für das Projektmarketing für das Projekt und für das Projektmanagement.

Praxisfälle der Teilnehmer können konkret bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

(auszugsweise):

Ermittlung der regelmäßigen (Pflicht-)Veranstaltungen
Ermittlung der Veranstaltungen zu besonderen Anlässen
Festlegung der Zielgruppen, der Teilnehmer
Festlegung der Form, Ausstattung, Gestaltung, Art und Weise der Betreuung
Festlegung der Form, Termine und Inhalte der Einladungen
Festlegung des Anmelde- und Zulassungsverfahrens
Festlegung der Abläufe
Festlegung der Medienausstattungen
Festlegung der jeweils vorab zu liefernden und zu verteilenden Unterlagen
Festlegung der jeweiligen Pflichtunterlagen für die Teilnehmer
Festlegung der Art und Weise der Protokollführung
Festlegung der Art und Weise der Beschlüsse
Festlegung der Art und Weise der Verteilung von Protokollen

Festlegung der Art und Weise der Abrechnungen
Festlegungen des Art und Weise der An- und Abreise sowie Unterbringungen

Ermittlung der Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements bezüglich des Veranstaltungsmanagements
Ermittlung der Methoden, Verfahren, Abläufe, Regeln und Spielregeln für das Veranstaltungsmanagement
Ermittlung der speziellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements
Ermittlung der speziellen Anforderungen der Projektbeteiligten
Festlegungen der speziellen Regelungen für das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung und Beschaffung der speziellen Ausstattungen des Projekts und des Projektmanagements und der Projektbeteiligten für das Veranstaltungsmanagement
Ermittlung der notwendigen Einweisungen der direkt und indirekt Beteiligten und Betroffenen

Ermittlung des Kapazitätsbedarfes für das Veranstaltungsmanagement
Strukturierung und personelle Zuordnungen
Ermittlung der Aufgaben, die delegierbar sind
Bestimmung der Aufgaben, die auf keinen Fall delegiert werden (dürfen)

Ermittlung und Festlegung der Einsatzzeiten, Orte, Beteiligte, Reichweiten, Begrenzungen, Regeln und Spielregeln, Inhalte, Formen
Ermittlung und Festlegung der Sicherheitsanforderungen

Ermittlung der Personen, die in der Lage sind, die Aufgaben vorzubereiten, zu planen, durchzuführen und / oder nachzubereiten

Ermittlung und Beauftragung der entsprechenden Arbeitspakete / Aufgaben

Ermittlung der erforderlichen personellen Kapazitäten für die PMU
Ermittlung der Anforderungen an das Personal für die PMU
Ermittlung der Möglichkeiten des Einsatzes von projekterfahrenem Personal
Ermittlung der erforderlichen Ausstattungen für die Arbeitsfähigkeit (Arbeitsorte, Ausstattungen)
Ermittlung der erforderlichen Methoden, Verfahren
Ermittlung und Festlegungen der erforderlichen Zugriffsrechte
Ermittlung und Festlegungen der Art und Weise der Verwaltung der Zugriffsrechte

Ermittlung der notwendigen Einweisungen
Ermittlung der notwendigen Einarbeitungszeiten
Ermittlung der notwendigen Rüstzeiten, bis die PMU tatsächlich das Projektmanagement unterstützen kann
Ermittlung der notwendigen Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit
Ermittlung und Festlegung der Signale, die auf jeden Fall eine Rücksprache mit der Projektleitung erfordern
Ermittlung und Festlegung der Arbeitsbereiche für eigenständiges Planen, Entscheiden und Handeln der PMU
Ermittlung und Festlegung der Regeltermine ("Montagsrunden")
Ermittlung und Festlegung der Sprachregelungen und Umgangsformen mit Dritten

Ermittlung und Festlegung der zweckmäßigen organisatorischen Anbindung bzw. Einbindung in das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen bezüglich der Führung, Personalbetreuung und Personalentwicklung
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen für die Abberufung, Rückgliederung und gleichzeitigen anderweitigen Arbeitseinsätzen des Personals der PMU

Festlegung der Leitungsfunktion für die PMU

Konsequenzen für die Projektorganisation
Konsequenzen für die Projektleitung
Konsequenzen für die Projektsteuerung